Jak wybrać konto firmowe: kryteria, dokumenty i koszty prowadzenia

Kiedy konto firmowe jest potrzebne, a kiedy wystarczy konto prywatne

Nie każda mała firma musi prowadzić osobny rachunek. Konto firmowe przydaje się, gdy transakcje przekraczają 15 tys. zł, pojawia się VAT albo chcesz oddzielić rozliczenia służbowe od prywatnych. Takie kryterium podaje m.in. Bankier.pl.

Konto firmowe to rachunek przypisany do konkretnego przedsiębiorstwa: wpływają na nie płatności od klientów, a Ty opłacasz z niego firmowe zobowiązania. Nawet bez formalnego obowiązku rozdzielenie rachunków ułatwia kontrolę nad finansami.

W jednoosobowej działalności konto firmowe otwiera się po rozpoczęciu działalności – do uruchomienia potrzebny jest NIP. Banki pozwalają też otworzyć konto online; PKO BP wskazuje, że działalność można zarejestrować w CEIDG i założyć konto firmowe jednym wnioskiem w serwisie iPKO lub aplikacji IKO.

Kryteria wyboru konta firmowego, które warto porównać

Porównując konta firmowe, patrz przede wszystkim na koszt prowadzenia i warunki jego zniesienia, opłaty za przelewy do ZUS i urzędu skarbowego, kartę, wpłaty i wypłaty gotówki oraz dostęp do bankomatów i wpłatomatów.

Jeśli rozliczasz się w obcych walutach, sprawdź osobno rachunek walutowy i kantor online. W PKO BP rachunek pomocniczy walutowy kosztuje 0 zł, gdy miesięczne wpływy sięgają co najmniej 2 000 zł; w przeciwnym razie 12 zł/mies. Kantor online jest dostępny.

Liczy się też jakość bankowości elektronicznej i mobilnej. PKO BP w opisie konta wymienia dostęp online i mobile – aplikację oraz serwis internetowy.

Zanim wybierzesz konto, sprawdź podejście banku do limitu odnawialnego, pożyczki firmowej i leasingu – zwłaszcza jeśli w przyszłości możesz potrzebować dodatkowego finansowania.

Koszty prowadzenia konta firmowego – na co patrzeć w tabeli opłat

W tabeli opłat kluczowa jest miesięczna opłata za prowadzenie rachunku i warunki, przy których spada do 0 zł. W PKO BP konto firmowe kosztuje 0 zł przy aktywnej zgodzie na marketing elektroniczny i telefoniczny banku oraz podmiotów współpracujących albo gdy na konto wpływa co najmniej 2 000 zł miesięcznie; w innym wypadku 12 zł/mies.

Sprawdź, czy bank nie pobiera opłat za przelewy do ZUS i urzędu skarbowego. W PKO BP są wskazane jako 0 zł.

Liczba darmowych przelewów zewnętrznych może zależeć od wariantu: w jednej promocji to 0 zł za 100 przelewów krajowych w PLN i zagranicznych SEPA w trybie zwykłym, w innej – 10 pierwszych przelewów w serwisie internetowym i 10 w aplikacji.

Koszty karty, gotówki i walut policz oddzielnie. W PKO BP wydanie karty wielowalutowej to 0 zł, a obsługa 0 zł, jeśli zapłacisz nią min. 5 razy w okresie rozliczeniowym – inaczej 10 zł/mies.

Wpłaty kartą we wpłatomatach są 0 zł do 50 000 zł/mies., a powyżej tej kwoty prowizja wynosi 0,5% wpłaty. Wypłaty kartą w bankomatach są wskazane jako 0 zł.

Rachunek pomocniczy walutowy jest 0 zł, o ile suma wpływów w miesiącu wynosi minimum 2 000 zł; inaczej 12 zł/mies.

Porównuj koszt po okresie promocyjnym, nie tylko w pierwszym miesiącu. W przywołanych ofertach pojawia się np. bezwarunkowy brak opłat za prowadzenie konta, kartę i wybrane przelewy przez 2 lata w Banku Millennium.

Credit Agricole daje brak opłat za konto, kartę i przelewy internetowe przez rok, a mBank „0 zł opłat na zawsze dla nowych klientów”. Sprawdź też, czy promocje się łączą – w PKO BP wskazano, że nie łączą się.

Ranking Rankomat.pl pokazuje, że stawki w tych samych rubrykach bywają bardzo różne. mBiznes konto Standard w mBanku ma 0 zł za prowadzenie, płatność do ZUS i urzędu skarbowego, kartę oraz bankomaty krajowe 0 zł / 5 zł.

Konto Solista Biznes w Credit Agricole ma płatność do ZUS i urzędu skarbowego 1,20 zł. Konto Mój Biznes w Bank Millennium ma bankomaty krajowe 1 zł / 5 zł, a Revolut Business – plan Basic ma wskazane 50 zł za prowadzenie.

Porównanie kosztów prowadzenia konta firmowego w wybranych bankach

Koszty dodatkowych usług w kontach firmowych

Oferty bezpłatnych kont firmowych – porównanie promocji

Dokumenty potrzebne do otwarcia konta firmowego

Zestaw dokumentów zależy od formy prawnej. W jednoosobowej działalności gospodarczej banki wskazują wydruk z CEIDG; w praktyce potrzebne są też dowód osobisty, NIP, REGON i dane firmy.

Spółka cywilna potrzebuje wydruku z CEIDG każdego wspólnika oraz umowy spółki. Spółka jawna, partnerska i z o.o. – aktualnego wypisu/wydruku z KRS.

Fundacje składają aktualny wypis/wydruk z KRS, akt założycielski o ustanowieniu fundacji i statut. Stowarzyszenia rejestrowe oraz spółdzielnie – aktualny wypis/wydruk z KRS i statut.

Spółka z o.o. w organizacji potrzebuje umowy spółki w formie aktu notarialnego, zaświadczenia o nadaniu NIP i zaświadczenia o nadaniu REGON. Wspólnota mieszkaniowa – zaświadczeń o nadaniu NIP i REGON oraz uchwały właścicieli lokali o zgodzie na zawarcie umowy i udzieleniu członkom zarządu pełnomocnictwa do jej zawarcia.

Kościoły, związki wyznaniowe i parafie składają zaświadczenie o nadaniu NIP, zaświadczenie o nadaniu REGON, odpis powiadomienia o utworzeniu danej jednostki organizacyjnej oraz dokument potwierdzający uprawnienia danej osoby do reprezentacji. Przed wizytą w banku potwierdź listę, bo banki mogą prosić o dodatkowe dokumenty.

Dokumenty potrzebne do otwarcia konta firmowego – według formy prawnej

Konto firmowe a prywatne: rozdzielenie finansów i ochrona środków

Mieszanie finansów prywatnych i firmowych zwykle kończy się bałaganem. Osobny rachunek firmowy pozwala oddzielić finanse firmy od prywatnych i korzystać z dedykowanych produktów oraz usług.

Dobrą praktyką jest trzymanie konta firmowego w innym banku niż osobiste. Zyskujesz wtedy kolejny limit gwarancji Bankowego Funduszu Gwarancyjnego – 100 000 euro.

Osobny rachunek ułatwia też monitorowanie wpływów i wydatków firmowych. Na tej podstawie banki mogą proponować produkty finansowe dla klientów biznesowych.

Zalety i wady mieszania finansów prywatnych i firmowych

Dodatkowe funkcje i dostęp do finansowania – co może przeważyć

Wybierając konto, sprawdź, jak bank podchodzi do limitu odnawialnego w rachunku, pożyczki firmowej i leasingu. Jeśli oferuje łatwy dostęp do różnych form finansowania, w razie potrzeby wygodniej sięgniesz po dodatkowe środki.

Banki obserwują aktywność na koncie i proponują klientom biznesowym kredyty, pożyczki dla firm oraz leasing pojazdów lub urządzeń. To argument za kontem w banku, z którym już współpracujesz.

W ofertach pojawiają się też terminale płatnicze i pakiety usług. W zestawieniu Rankomat.pl wskazano np. do 1 200 zł za terminal płatniczy w Pekao, do 1 800 zł za terminal w Banku Millennium oraz terminal Elavon za darmo przez 2 lata w Credit Agricole.

Pekao wskazuje też do 1 200 zł za zawarcie umowy o kredyt, pożyczkę, leasing albo faktoring. Porównaj jednak warunki promocji, bo część może się nie łączyć.

Jak porównać oferty krok po kroku i uniknąć pułapek

Najpierw wypisz potrzeby firmy: czy często realizujesz płatności do ZUS i urzędu skarbowego, czy przyjmujesz płatności kartą, czy potrzebujesz rachunku walutowego, kantoru online, wpłat gotówki, terminala lub finansowania.

Potem sprawdź tabelę opłat i warunki promocji. Patrz na opłatę za prowadzenie i warunki jej zniesienia, płatności do ZUS i urzędu skarbowego, opłaty za kartę, bankomaty, wpłaty i wypłaty, rachunek walutowy oraz jakość bankowości elektronicznej i mobilnej.

Porównaj koszt po okresie preferencyjnym. W jednych ofertach 0 zł obowiązuje rok, w innych 2 lata, a w jeszcze innych jest deklarowane „na zawsze” dla nowych klientów. Sprawdź, czy po promocji nie wrócą opłaty za podstawowe operacje.

Na koniec wybierz konto bez opłat za podstawowe operacje, którego warunki są realistyczne dla Twojej skali działania. Jeśli wahasz się między dwiema ofertami, porównaj je na tych samych pozycjach z tabeli opłat.