Jak wybrać terminal płatniczy: kryteria, koszty i umowa

Kiedy terminal płatniczy się opłaca – i co naprawdę decyduje o wyborze

O wyborze terminala decydują trzy obszary: typ urządzenia dopasowany do miejsca pracy, całkowite koszty i warunki umowy z operatorem. Typ rozstrzyga, czy obsłużysz klienta przy kasie, przy stoliku, w taksówce, na targach czy u niego w domu. Od tego zacznij porównanie.

75 proc. respondentów regularnie płaci bezgotówkowo. Z BLIK-a korzysta 43 proc. Polaków, a 26 proc. płaci telefonem z NFC. Polska należy do najbardziej rozwiniętych krajów pod względem płatności bezgotówkowych.

Bezgotówka daje firmie wymierne efekty: klient bez gotówki nie rezygnuje z zakupu, obsługa jest krótsza, bo nie trzeba liczyć i wydawać reszty. Firmy oferujące terminal odnotowują wzrost obrotów, bo klienci chętniej wydają więcej, gdy mogą zapłacić kartą lub telefonem. Płatności elektroniczne łatwiej śledzić, ograniczają też błędy kasowe i kradzież gotówki.

W 2021 roku na 1 milion osób przypadało 30 tysięcy terminali. Liczba i wartość płatności bezgotówkowych w Polsce zwiększa się z roku na rok.

Zbierz oferty od operatorów i zestaw te same pozycje: miesięczną dzierżawę, prowizję transakcyjną, opłaty systemowe, marżę agenta rozliczeniowego oraz obsługę i serwisowanie. Bez tego porównanie sprowadza się do ceny sprzętu, która nie pokazuje pełnego kosztu. Przykładowo wynajem terminala kosztuje od 19 do 49 zł, a prowizja od transakcji wynosi od 0,52 do 0,79 proc.

Rodzaj terminala a sposób pracy firmy

Na rynku wyróżnia się terminal stacjonarny POS, mobilny terminal płatniczy (mPOS) oraz SoftPOS. Terminal stacjonarny jest stale zasilany prądem i wymaga dostępu do internetu; instaluje się go przy stanowisku kasowym. Sprawdza się w sklepie, na stacji benzynowej, w punkcie usługowym – gdzie płatność odbywa się zawsze w tym samym miejscu. Stabilność połączenia liczy się tam bardziej niż mobilność.

Terminal przenośny ma wbudowaną baterię i łączy się z internetem przez sieć komórkową lub Wi-Fi, w tym GPRS. Przyjmiesz nim płatność z dala od zasilania i kasy. Rozmiarami przypomina terminal stacjonarny, dlatego poleca się go do sklepu, hurtowni, restauracji, taksówki, food trucka, dostaw, usług z dojazdem do klienta i na targi.

SoftPOS zamienia w terminal własny telefon lub tablet. Potrzebujesz smartfona z modułem NFC i systemem Android oraz internetu – nie zamawiasz dodatkowego sprzętu. To rozwiązanie dla małej firmy i biznesu w ruchu, który nie chce nosić drugiego urządzenia.

Przykładem SoftPOS jest terminal aplikacyjny PolCard Go. Do przyjmowania płatności wykorzystuje aplikację na smartfonie.

PINpad, zwany terminalem kasowym, to osobne urządzenie z klawiaturą zintegrowane bezpośrednio z kasą lub systemem sprzedaży. Wybierz go, gdy płatność ma być obsługiwana z poziomu kasy, a nie przez niezależny terminal obok stanowiska.

Typ terminala wpływa na miesięczną opłatę za dzierżawę – inaczej wyceniany jest mobilny, inaczej stacjonarny. Przy porównaniu sprawdź, czy urządzenie ma klawiaturę i czy da się je zintegrować z kasą lub systemem sprzedaży.

Zalety i wady poszczególnych typów terminali

Kryteria techniczne: łączność, zasilanie i obsługiwane płatności

Zacznij od warunków pracy urządzenia. W punkcie stacjonarnym sprawdź, czy masz stałe zasilanie i dostęp do internetu. Jeśli płatności mają być przyjmowane poza lokalem, przed podpisaniem umowy zweryfikuj zasięg sieci komórkowej lub Wi-Fi. W rozwiązaniach telefonowych potwierdź moduł NFC, system Android i dostęp do internetu.

Porównaj listę metod płatności obsługiwanych przez urządzenie z tym, czym faktycznie płacą Twoi klienci. Terminale obsługują karty VISA i Mastercard, BLIK-a oraz aplikacje bankowe; płatność kartą, smartfonem czy smartwatchem to jedna z kilku równoległych opcji. W strukturze płatności bezgotówkowych 75 proc. transakcji wykonano kartami debetowymi – sprawdź, czy wybrane rozwiązanie dobrze obsługuje karty debetowe.

Ostatnia kwestia techniczna to współpraca z kasą. Sprawdź, czy wybrany model podłączysz do swojego systemu sprzedaży i czy płatność przebiegnie w tym samym procesie co reszta paragonu.

Przykład integracji: Comarch ERP Optima współpracuje z terminalami Verifone VX 520 dystrybuowanymi przez eService i First Data Polcard oraz Ingenico iCT220 ETH i Ingenico Desk 3200 dystrybuowanymi przez First Data Polcard.

Terminal dla małej firmy, sklepu, taxi i gastronomii – praktyczne dopasowanie

Sklep stacjonarny i punkt usługowy: wybierz rozwiązanie dopasowane do stanowiska kasowego – terminal stacjonarny albo PINpad podłączony do kasy lub systemu sprzedaży. Liczą się stabilne połączenie i obsługa płatności w jednym miejscu.

Taxi, restauracja, food truck, dostawy i usługi z dojazdem: potrzebujesz urządzenia działającego poza stałym stanowiskiem kasowym. Terminal mobilny sprawdza się u kurierów, dostawców jedzenia, sprzedawców na targach i w restauracjach.

Mała firma i biznes w ruchu: rozważ SoftPOS, czyli aplikację zamieniającą telefon lub tablet w terminal, albo gotowe rozwiązanie tego typu, jak terminal aplikacyjny PolCard Go wykorzystujący aplikację na smartfonie. To opcja dla przedsiębiorców, którzy chcą mieć terminal zawsze przy sobie i nie wozić dodatkowego sprzętu.

Niezależnie od branży weź pod uwagę liczbę instrumentów płatniczych używanych w firmie oraz skalę i rozmiar działalności. Im więcej urządzeń i większy obrót, tym ważniejsze, czy terminale połączysz z systemem kasowym i jak rozliczasz wiele transakcji.

Przy większym obrocie i wielu urządzeniach porównaj funkcje oraz stawki. Opłata za dzierżawę zależy od typu terminala, czasu trwania umowy, branży i przewidywanego obrotu.

Koszty terminala: cena urządzenia to nie wszystko

Na miesięczny rachunek składają się opłata za dzierżawę, prowizja transakcyjna, opłaty systemowe i marża agenta rozliczeniowego. W jednej z ofert wynajem terminala kosztuje od 19 do 49 zł, prowizja od transakcji wynosi od 0,52 do 0,79 proc., a prowizja BLIK to 0,37 proc. + 3 gr. To konkretny punkt odniesienia do porównania.

Prowizja transakcyjna ma trzy części: interchange, opłaty systemowe i marżę agenta rozliczeniowego. Interchange jest pobierana procentowo lub kwotowo od każdej transakcji kartą i przekazywana wydawcy karty. Opłaty systemowe ustalają organizacje kartowe; obowiązują przy każdej transakcji. Marża agenta rozliczeniowego to wynagrodzenie za obsługę płatności.

Interchange dla kart konsumenckich w UE wynosi maksymalnie 0,2 proc. dla kart debetowych i 0,3 proc. dla kart kredytowych. Limity dotyczą konsumenckich kart objętych unijnym rozporządzeniem. Opłaty na rzecz organizacji kartowej standardowo mieszczą się w przedziale 0,5–0,8 proc. kwoty transakcji. Wpływ na wysokość opłat systemowych ma m.in. rodzaj karty wykorzystywanej do płatności.

Koszt interchange zależy od obrotu generowanego w płatnościach bezgotówkowych: przy wyższym obrocie rośnie suma opłat transakcyjnych. Łączna stawka zależy od umowy z operatorem terminala, rodzaju karty i wolumenu sprzedaży. Standardowe płatności bezgotówkowe kartą w polskich sklepach nie są objęte prowizją pobieraną przez bank od klienta – koszt przyjmowania płatności kartami ponosi przede wszystkim przedsiębiorca.

Operatorzy różnią się skalą i promocjami. e-Service obsługiwał ponad 285 tys. terminali (grudzień 2021) i oferuje darmowy terminal przez pierwsze 5 miesięcy lub brak prowizji od transakcji do łącznej kwoty 42 tys. zł; przy płatnościach Visa i Mastercard nie ma tego limitu, a transakcje są darmowe. PeP (Polskie ePłatności) miał 197 tys. terminali i oferuje terminal za darmo przez rok lub brak prowizji przez cały rok.

Fiserv, wcześniej First Data Polska, miał ponad 210 tys. urządzeń. Elavon dostarczał 121 tys. terminali. Na dalszych miejscach są IT Card, Pekao i Paytel. Tylko sześciu operatorów dostarcza 1,04 miliona urządzeń do płatności kartą; szacuje się, że cały rynek to 1,095 miliona terminali.

Ofertę „terminal za 0 zł” czytaj razem z warunkami: jak długo obowiązuje zerowa opłata, co dzieje się później i jakie zobowiązanie nakłada przyjęcie takiej propozycji. Przykład: „terminal za 0 zł przez rok”. Ustal, co dzieje się po tym okresie i jakie zobowiązanie nakłada przyjęcie oferty, bo pierwszy rok nie pokazuje pełnego kosztu.

Na pełny koszt terminala składają się dzierżawa, obsługa i serwisowanie urządzenia oraz prowizje transakcyjne. Ustal, czy obsługa i serwisowanie urządzenia są wliczone w dzierżawę, czy stanowią dodatkową opłatę. Różnice między ofertami mogą być spore, dlatego porównuj całość, a nie tylko cenę sprzętu.

Drugą drogą do obniżenia kosztów jest zmiana operatora. Dla firmy, która ma już terminal, to szansa na optymalizację wydatków na płatności – pod warunkiem wcześniejszego ustalenia zasad zakończenia obecnej umowy i przeniesienia rozliczeń do nowego dostawcy. Przy wyborze agenta rozliczeniowego porównaj dzierżawę, prowizję transakcyjną, opłaty systemowe i marżę.

Liderzy rynku terminali płatniczych w Polsce (2021)

Umowa i wdrożenie: o co zapytać przed podpisaniem

Umowę może podpisać tylko uprawniona osoba. W jednoosobowej działalności gospodarczej – właściciel firmy. W spółce – osoba upoważniona na podstawie wpisu w KRS. Zdarzają się umowy, które wymagają podpisu wszystkich wspólników.

Od podpisania umowy do instalacji terminala należy przyjąć 2–5 dni roboczych. Pieniądze na koncie możesz mieć już tego samego dnia, najpóźniej dwa dni po dokonaniu płatności. Przelew jest pomniejszony o prowizję. Rozliczenie w dni wolne od pracy może wydłużyć oczekiwanie o dzień lub dwa.

Przed podpisaniem umowy ustal długość zobowiązania i sposób jego zakończenia, warunki oferty z zerową opłatą za terminal oraz wszystkie opłaty dodatkowe, które nie wynikają wprost z ceny sprzętu. Zapytaj o rozliczenia – kiedy i na jakie konto trafiają środki z transakcji, jak otrzymujesz zestawienia i jak zgłasza się reklamacje transakcji.

Osobno omów zmianę operatora: czy można to zrobić w trakcie umowy, na jakich warunkach i czy wiąże się z dodatkowymi opłatami. Ustal też czas i przebieg wdrożenia, w tym kto konfiguruje urządzenie i ile trwa uruchomienie.

Proces zwykle zaczyna się od wniosku z danymi firmy. Potem kontaktuje się ekspert operatora, analizuje potrzeby i proponuje rozwiązanie. Tak wygląda początek wdrożenia m.in. w PolCard.

W umowie dopytaj o wysokość opłaty za dzierżawę, prowizji transakcyjnej, opłat systemowych i marży agenta rozliczeniowego. Sprawdź, czy stawki zależą od typu karty, rodzaju terminala i czasu trwania umowy. Prowizja transakcyjna zależy od czasu obowiązywania umowy i charakteru firmy, dlatego ustal to przed podpisaniem – wpływa na miesięczny rachunek.

Przepisy Polskiego Ładu wprowadziły obowiązek udostępnienia możliwości płatności bezgotówkowej od 1 stycznia 2022 r. dla przedsiębiorców korzystających z kasy online. Od 1 lipca 2022 r. kasa online i posiadany terminal mają być zintegrowane. Transakcje z konsumentem do 20 000 zł mogą być gotówkowe lub bezgotówkowe, a powyżej 20 000 zł – tylko bezgotówkowe.

Limit 20 000 zł wynika z art. 7b ustawy o prawach konsumenta. Przepis pierwotnie miał wejść w życie od 1 stycznia 2022 roku. Przed wprowadzeniem minimalnego limitu płatności kartą sprawdź, czy jest zgodny z tymi przepisami i z umową zawartą z operatorem.

Zapytaj o okres wypowiedzenia w miesiącach, wysokość opłaty za wcześniejsze rozwiązanie w zł i terminy rozliczeń w dniach. Ustal, czy zmiana operatora w trakcie umowy wiąże się z dodatkowymi opłatami. Te odpowiedzi domykają porównanie ofert.

Checklista wyboru terminala – od potrzeb do podpisu

Checklista wyboru terminala płatniczego – od potrzeb do podpisu umowy