Konto firmowe dla spółki: dokumenty i reprezentacja

Konto firmowe dla spółki: od czego zacząć

Polskie prawo nie wymaga rachunku bankowego od osób fizycznych. Przyjmuje się, że spółki osobowe, spółki kapitałowe, fundacje i stowarzyszenia muszą mieć rachunek w wybranym banku.

Przez rachunek przechodzą rozliczenia podatkowe i składkowe. Chodzi m.in. o wypłatę ulg w podatku dochodowym, comiesięczne składki na ubezpieczenie społeczne i odliczanie VAT przez kontrahentów lub osoby trzecie.

Zmiany dotyczące konta firmowego trzeba zgłaszać odpowiednim organom. O znaczeniu rachunku przesądzają przepisy podatkowe.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, objęci ustawą o rachunkowości, rozliczają podatki przelewem przez rachunek wcześniej wskazany w urzędzie skarbowym. Rachunek bankowy służy też do otrzymywania wpłat, pożyczek, dotacji i darowizn.

Po wpisie spółki do KRS sam Kodeks spółek handlowych nie wyznacza odrębnego terminu na otwarcie konta. Rachunek jest jednak praktycznie niezbędny do bieżących rozliczeń.

Transakcje między przedsiębiorcami o jednorazowej wartości przekraczającej 15 000 zł wymagają płatności przez rachunek płatniczy przedsiębiorcy. Przed wyborem banku ustal, czy spółka działa już po wpisie do KRS, czy jeszcze w organizacji.

Od tego zależą dokumenty i tryb reprezentacji przy zawieraniu umowy rachunku. Spółka z o.o. w organizacji ma podstawę w art. 161¹ Kodeksu spółek handlowych; po wpisie stosuje się dane z KRS i umowę spółki.

Dokumenty to przede wszystkim odpis z KRS i umowa spółki. Zasady reprezentacji wynikają z KRS i umowy spółki.

Umocowanie reprezentantów spółki oraz pełnomocnictwo lub upoważnienie określają reprezentację przy otwarciu rachunku.

Spółka w organizacji: czy można otworzyć konto przed wpisem do KRS

Od podpisania umowy spółki u notariusza do wpisu w KRS zwykle mija czas. Wielu wspólników chce wtedy otworzyć konto, by wnieść wkłady przelewem.

Przy małych kwotach gotówka nie stanowi problemu, przy większych bywa kłopotliwa. Z doświadczenia wynika, że znaczna część banków odmawiała spółkom w organizacji otwarcia konta przed wpisem do KRS; dopiero rejestracja w KRS pozwalała założyć rachunek.

Sytuację spółek z o.o. w organizacji zmienił art. 161¹ k.s.h., który wszedł w życie w grudniu 2022 r. Przepis wprost potwierdził możliwość otwarcia rachunku bankowego przez spółkę z o.o. w organizacji.

W odniesieniu do spółki z o.o. w organizacji przepis pozwala rozliczyć wpłatę na poczet udziałów transakcją płatniczą wykonaną przez Internet na rachunek płatniczy banku świadczącego usługi na terytorium Unii Europejskiej lub państwa będącego stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.

Pozwala też spółce z o.o. w organizacji przedstawić dowód takiej transakcji z wykorzystaniem połączenia z siecią Internet. W praktyce ustal wcześniej z bankiem, czy obsługuje rachunki spółek w organizacji.

Potwierdź, jakie dokumenty przyjmuje na tym etapie. Wymagania banków są różne. Przepis nie gwarantuje, że każdy bank prowadzi taką obsługę według identycznej procedury.

Na etapie spółki w organizacji bank może poprosić o umowę spółki oraz dane osób reprezentujących. Zakres dokumentów ustala samodzielnie.

Dokumenty i dane, które bank sprawdza przed uruchomieniem rachunku

Przed uruchomieniem rachunku bank weryfikuje spółkę, osoby ją reprezentujące i beneficjenta rzeczywistego zgodnie z przepisami AML. Bank nie poprzestaje na danych rejestrowych spółki — ustala, kto faktycznie nią zarządza i kto za nią stoi.

Do weryfikacji potrzebne są dane rejestrowe spółki: nazwa, numer KRS, NIP, REGON. Do tego informacje o zasadach reprezentacji z KRS i umowy spółki, dane osób reprezentujących oraz informacje o beneficjencie rzeczywistym.

Każdy bank określa zakres danych i dokumentów we własnym wzorze. Część informacji podaje się w formularzu bankowym, część może wymagać dodatkowego potwierdzenia.

Informacje o beneficjencie rzeczywistym składa się odrębnie. Opóźnienia mogą wynikać z rozbieżności: danych w KRS niezgodnych ze stanem faktycznym, niejasnego sposobu reprezentacji albo nieaktualnych danych właścicielskich.

Przed wizytą w banku sprawdź aktualny odpis z KRS i ustal, kto i w jakim składzie może działać w imieniu spółki.

Spółka z o.o. po rejestracji w KRS przechodzi procedurę bankową. Spółka z o.o. w organizacji opiera się na art. 161¹ Kodeksu spółek handlowych. Spółki osobowe i kapitałowe mają obowiązek posiadania rachunku bankowego.

Spółka z elementem zagranicznym lub LTD: dodatkowe wymagania

Otwieranie rachunków w bankach działających w Polsce przez spółki cudzoziemskie — osobowe i kapitałowe — w praktyce wciąż rodzi powtarzające się problemy.

Polskie prawo nie wymaga rachunku od osób fizycznych, ale firmy taki obowiązek mają. Spółka zagraniczna rozliczająca się w Polsce musi wybrać bank i przejść jego procedurę.

Polskie banki mogą wymagać, by przedstawiciel spółki, np. dyrektor, miał polski adres zamieszkania lub adres rezydencji. Mogą też wymagać fizycznej obecności przy otwieraniu rachunku.

Dochodzą dokumenty potwierdzające tożsamość, adres zamieszkania i rezydencję podatkową. Nie ma jednego wspólnego katalogu — każdy bank ustala wymagania samodzielnie.

Materiały o spółkach LTD i rachunkach w bankach brytyjskich wskazują, że wymagane dokumenty mogą się różnić w zależności od banku. Przykładowo Lloyds Bank umożliwia otwarcie konta na podstawie okazania dowodu osobistego, jednak wyłącznie dla brytyjskich rezydentów. Inne banki, jak HSBC czy Barclays, wymagają większej liczby dokumentów, w tym dokumentu potwierdzającego tożsamość (paszport, dowód osobisty lub prawo jazdy). Materiały te podają też dokumenty potwierdzające adres zamieszkania.

To wyciąg z karty debetowej lub kredytowej — często nie starszy niż 3 miesiące i w formie papierowej, bez wydruku z internetu.

Do tego list od pracodawcy, rachunki za media (tzw. proof of address) za kilka miesięcy wstecz oraz certyfikat rezydencji podatkowej.

Katalog i forma tych dokumentów różnią się między bankami i instytucjami finansowymi. W polskich bankach wymagania również ustala się indywidualnie.

Dlatego przed decyzją o założeniu konta firmowego skontaktuj się z konkretnym oddziałem banku i potwierdź, co dokładnie będzie wymagane.

CRBR przed pierwszym kontaktem z bankiem

Zanim spółka zacznie załatwiać sprawy w wybranym banku, powinna zgłosić się rejestracyjnie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. W informacjach o procedurze bankowej ten krok bywa pomijany.

CRBR powstał w związku z realizacją dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, tzw. IV dyrektywy AML.

Bank, prowadząc weryfikację AML, opiera się na danych o beneficjencie rzeczywistym.

Reprezentacja spółki i pełnomocnictwa do konta

Umowę rachunku spółka zawiera z bankiem przez osoby uprawnione do jej reprezentowania. Bank bada ich umocowanie i sposób reprezentacji — czy członek zarządu działa samodzielnie, czy potrzebne jest współdziałanie dwóch osób.

Podstawą oceny są wpisy w KRS i postanowienia umowy spółki. Rozbieżność między dokumentem a wpisem może wstrzymać procedurę.

Wniosku o rachunek nie składa się ani do KRS, ani do sądu rejestrowego — otwarcie konta to procedura bankowa. Wiążą się z nią późniejsze obowiązki aktualizacyjne wobec administracji podatkowej.

Bank sprawdza umocowanie reprezentantów spółki i to, czy działają zgodnie z wpisem w KRS oraz umową spółki.

Osoba uprawniona do reprezentowania spółki może udzielić pełnomocnictwa lub upoważnienia innej osobie trzeciej, przy czym chodzi wyłącznie o osobę fizyczną.

Jeżeli umowę rachunku podpisuje pełnomocnik, bank zweryfikuje umocowanie osób reprezentujących spółkę i zakres pełnomocnictwa.

Zgłoszenie rachunku do urzędu skarbowego: NIP-8 i biała lista

Otwarcie konta nie zgłasza automatycznie numeru rachunku do urzędu skarbowego. Spółka zarejestrowana w KRS podaje numer rachunku w danych uzupełniających na formularzu NIP-8.

Pierwsze NIP-8 składa się co do zasady w ciągu 21 dni od wpisu do KRS. Późniejszą zmianę danych — w tym dodanie lub zmianę rachunku — trzeba zaktualizować w ciągu 7 dni od jej wystąpienia.

Obowiązek zgłaszania właściwym organom zmian dotyczących konta firmowego trwa przez cały okres prowadzenia działalności, nie tylko przy otwarciu rachunku.

Jeżeli spółka jest czynnym podatnikiem VAT, po zgłoszeniu rachunku sprawdź, czy firmowy rachunek rozliczeniowy jest widoczny w Wykazie podatników VAT, czyli na białej liście.

Rachunek niewidoczny w wykazie przy statusie czynnego podatnika VAT to sygnał, że dane trzeba zweryfikować lub uzupełnić.

Możliwe przyczyny opóźnień i szybka checklista

Opóźnienia mogą powodować rozbieżności w KRS: dane spółki, skład organu, sposób reprezentacji. Do tego niejasny lub niezgodny z wpisem sposób reprezentacji, nieaktualne dane właścicielskie albo dane beneficjentów rzeczywistych, a także różnice w dokumentach wymaganych przez banki.

Każdy bank prowadzi własną weryfikację AML i własne wzory formularzy.

Praktyczna kolejność działań: 1) sprawdzenie danych spółki i zasad reprezentacji (odpis z KRS, umowa spółki), 2) zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych do CRBR, 3) przygotowanie informacji wymaganych przez bank.

Dokumenty do przygotowania: odpis z KRS, umowa spółki oraz dane rejestrowe — nazwa, KRS, NIP, REGON.

Do tego dane osób reprezentujących i informacje o beneficjencie rzeczywistym oraz pełnomocnictwo lub upoważnienie dla pełnomocnika.

Osobno zaplanuj sytuację spółki z o.o. w organizacji i spółki z elementem zagranicznym. W pierwszym przypadku podstawą jest art. 161¹ k.s.h. oraz ustalenie z bankiem, czy obsługuje rachunki przed wpisem do KRS.

W drugim chodzi o spełnienie dodatkowych wymagań banku: adres przedstawiciela, jego fizyczną obecność oraz dokumenty potwierdzające tożsamość, adres zamieszkania i rezydencję podatkową.

Przy pełnomocniku bank sprawdza umocowanie reprezentantów spółki oraz zakres pełnomocnictwa. Ustal to przed wizytą w banku.