Zasady dostępu do rachunku firmowego: role, limity i pełnomocnictwa

Dostęp do rachunku firmowego – co trzeba ustalić na starcie

Rachunek bankowy musi mieć firma, nie osoba fizyczna. W Polsce spółki osobowe, kapitałowe, fundacje i stowarzyszenia wybierają bank i otwierają rachunek. To nie koniec: przez ten rachunek prowadzą rozliczenia podatkowe i składkowe, np. gdy podmiot działający w Polsce zatrudnia pracowników.

Rachunek firmowy obsługuje m.in. wypłatę ulg w podatku dochodowym, comiesięczne składki na ubezpieczenie społeczne i odliczanie VAT przez kontrahentów lub osoby trzecie. Wpłaty, pożyczki, dotacje i darowizny również wymagają rachunku bankowego.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą, objęty ustawą o rachunkowości, rozlicza podatki przelewem – przez rachunek wskazany wcześniej w urzędzie skarbowym.

Rozdziel trzy pojęcia: posiadacz rachunku (mocodawca), pełnomocnik i zakres umocowania. Mocodawcą jest ten, kto zawarł umowę rachunku – osoba fizyczna albo inny podmiot, w tym osoba prawna. Pełnomocnictwa udziela posiadacz rachunku; pełnomocnik wykonuje wyłącznie czynności mieszczące się w umocowaniu.

Podstawą pełnomocnictw do rachunku bankowego są przepisy prawa cywilnego, zwłaszcza Kodeks cywilny. Reguluje on pełnomocnictwo m.in. w art. 98 i art. 101. Pełnomocnictwo ogólne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Role: kto może działać przy rachunku firmowym

Posiadacz rachunku dysponuje środkami i decyduje o dostępie innych osób. Pełnomocnik działa tylko w granicach umocowania. Nie jest właścicielem środków ani stroną umowy rachunku, a jego uprawnienia kończą się wraz z pełnomocnictwem.

W spółce pełnomocnictwo bywa narzędziem reprezentacji już przy otwieraniu rachunku: osoba z dokumentem pełnomocnictwa otwiera rachunek firmowy w imieniu spółki. Osobno uregulowano osoby uprawnione do składania dyspozycji po otwarciu rachunku – ich krąg i czynności wynikają z umowy oraz regulaminu banku.

Banki używają też nazw: osoba upoważniona do konta i współwłaściciel. Upoważnienie do konta pozwala wybranej osobie na wpłaty, wypłaty i inne operacje. Erste odróżnia pełnomocnika od współwłaściciela.

Zakres umocowania bywa różny: jeden pełnomocnik obsługuje bieżące operacje, drugi tylko jedną oznaczoną czynność. Liczba pełnomocników nie jest ograniczona – posiadacz rachunku ustanawia tylu, ilu potrzebuje.

Pełnomocnictwo do rachunku pozwala wyznaczyć konkretną osobę do wykonywania operacji na koncie. Erste potwierdza, że pełnomocników może być tylu, ilu potrzebuje posiadacz rachunku.

Różnice między pełnomocnikiem a współwłaścicielem konta w polskich bankach

Rodzaje pełnomocnictw i limity kwotowe

Prawo cywilne przewiduje zasadniczo trzy pełnomocnictwa: ogólne, rodzajowe (do czynności określonego rodzaju) i szczególne (do poszczególnej czynności). Rodzaj i zakres umocowania zależy przede wszystkim od woli mocodawcy.

Art. 98 Kodeksu cywilnego stanowi, że pełnomocnictwo ogólne obejmuje umocowanie do czynności zwykłego zarządu. Do czynności przekraczających ten zakres potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Pełnomocnictwo ogólne jest najszerszym dopuszczalnym w polskim systemie i obejmuje czynności zwykłego zarządu. Nie ma z góry ustalonego katalogu takich czynności – ocenia się je indywidualnie. Ogólne wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności; pozostałe rodzaje też często są pisemne, co może wynikać z umowy rachunku.

Czynności przekraczające zwykły zarząd mają większy ciężar i wymagają pełnomocnictwa rodzajowego albo szczególnego. Rodzajowe wskazuje rodzaj i przedmiot czynności, do których umocowany jest pełnomocnik – np. wypłatę środków z rachunku do maksymalnie 1000 złotych. Szczególne dotyczy jednej konkretnej czynności prawnej, np. złożenia wniosku o wydanie karty debetowej do rachunku.

Dla rachunku firmowego ustal, jakie operacje i do jakiej wysokości mają być dostępne. Limit kwotowy przy wypłatach lub przelewach zawęża umocowanie w ramach pełnomocnictwa rodzajowego. Czynności poza zwykłym zarządem wymagają umocowania rodzajowego lub szczególnego.

BNP Paribas podaje przykład pełnomocnictwa rodzajowego: umocowanie do wypłaty środków z rachunku do kwoty maksymalnie 1000 złotych. Ten limit kwotowy można wpisać w umocowanie.

Podstawowe informacje o pełnomocnictwie do rachunku firmowego

Kto może zostać pełnomocnikiem i jak ustanowić pełnomocnictwo

Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna z pełną lub co najmniej ograniczoną zdolnością do czynności prawnych. Pełną zdolność mają osoby, które ukończyły 18 lat, albo uzyskały pełnoletność przez zawarcie małżeństwa; ograniczoną – małoletni po 13. roku życia i osoby ubezwłasnowolnione częściowo. Erste wskazuje, że pełnomocnikiem może zostać osoba pełnoletnia z pełną zdolnością, więc sprawdź warunki konkretnego banku.

Pełnomocnikiem może być krewny albo osoba niespokrewniona i bliska – nie musi być klientem banku. Bank potrzebuje imienia i nazwiska, numeru PESEL albo daty urodzenia oraz numeru dokumentu tożsamości.

Pełnomocnictwa udziela posiadacz rachunku. BNP Paribas wskazuje, że umowa rachunku bankowego może wymagać dodatkowych formalności, np. obowiązku udzielenia pełnomocnictwa w siedzibie banku. Jeśli pełnomocnik jest już klientem banku, ustanowienie bywa możliwe online; jeśli nie – konieczna jest wizyta w placówce z doradcą. Mocodawca i pełnomocnik mogą przyjść razem, ale pełnomocnik może potwierdzić dane później, po nadaniu pełnomocnictwa.

Erste pozwala ustanowić pełnomocnictwo online, jeśli pełnomocnik jest klientem banku. Jeśli nim nie jest, potrzebna jest wizyta w dowolnej placówce z doradcą. W Erste możecie przyjść razem, a pełnomocnik potwierdzi dane później – po nadaniu pełnomocnictwa w placówce.

Krok po kroku: ustanowienie pełnomocnictwa do rachunku firmowego

Zmiana zakresu, odwołanie i wygaśnięcie pełnomocnictwa

Zmiana zakresu pełnomocnictwa jest możliwa; Erste omawia ten temat. Tryb zmiany zależy od postanowień umowy i regulaminu banku, dlatego przy każdej modyfikacji potwierdź w placówce lub bankowości elektronicznej wymaganą formę oświadczenia.

Erste wskazuje także odwołanie pełnomocnictwa. Art. 101 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że pełnomocnictwo można odwołać w każdym czasie, chyba że mocodawca zrzekł się odwołania. Odwołania dokonuje mocodawca.

Art. 101 Kodeksu cywilnego reguluje odwołanie pełnomocnictwa i wygaśnięcie umocowania. Bank może doprecyzować dodatkowe wymogi w umowie i regulaminie.

Banki wyjaśniają też, co dzieje się z pełnomocnictwem po śmierci właściciela konta. Erste omawia wydanie dyspozycji na wypadek śmierci – to odrębne od pełnomocnictwa narzędzie.

Firmowe obowiązki wokół rachunku i pełnomocnictw

Zmiany dotyczące konta firmowego trzeba zgłaszać właściwym organom. Spółki osobowe i kapitałowe rozpoczynające działalność w Polsce po rejestracji w polskich sądach rejestrowych powinny podpisać z wybranym bankiem umowę na otwarcie i prowadzenie rachunku – m.in. do rozliczeń z urzędami i instytucjami państwowymi.

Spółki cudzoziemskie powinny zgłosić się do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR), zanim wykonają pierwsze kroki w stronę banku. CRBR to rejestr beneficjentów rzeczywistych. Powstał w związku z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (tzw. IV dyrektywa AML).

Odrębnym obowiązkiem jest forma rozliczeń: podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, objęci ustawą o rachunkowości, rozliczają podatki przelewem bankowym – przez rachunek wskazany wcześniej w urzędzie skarbowym. Rachunek firmowy i pełnomocnictwa muszą być zgodne z tym, co firma zgłosiła w urzędzie i w banku.

Dostęp do rachunku firmowego w bankach takich jak Erste i BNP Paribas opiera się na pełnomocnictwach uregulowanych w Kodeksie cywilnym. Kto po otwarciu rachunku może składać dyspozycje, rozstrzygają zapisy umowy i regulaminu banku.

Checklista: dostęp do rachunku firmowego bez chaosu

Podstawą prawną pełnomocnictw bankowych jest Kodeks cywilny, m.in. art. 98 i art. 101. Bank może doprecyzować dodatkowe wymogi w umowie rachunku.