Konto firmowe dla jednoosobowej działalności: dokumenty i kroki otwarcia

Czy w jednoosobowej działalności potrzebujesz konta firmowego?

Przepisy wymagają, by przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą miał rachunek bankowy do regulowania należności wobec urzędu skarbowego i ZUS oraz innych przedsiębiorców. Nie precyzują jednak, czy to rachunek prywatny, czy firmowy. Mowa o art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców i art. 61 Ordynacji podatkowej (mBank w opracowaniu o kontach firmowych).

O odrębnym rachunku przesądzają regulaminy banków. Konto indywidualne służy wyłącznie osobom fizycznym i rozliczeniom prywatnym; nie można go używać do działalności gospodarczej. Spółki cywilne, jawne, z o.o. i fundacje muszą mieć konto firmowe. Wyjątkiem jest jednoosobowa działalność gospodarcza.

Rozdzielenie finansów ma konkretne skutki. Jeśli konto firmowe i osobiste to jeden rachunek, urząd skarbowy i ZUS widzą wszystkie transakcje, także prywatne. Dwa rachunki pozwalają oddzielić przelewy firmowe od prywatnych, łatwiej śledzić historię i kontrolować wydatki. Podczas kontroli urzędu nie trzeba szukać transakcji biznesowych na rachunku prywatnym.

Konto firmowe tworzy też odrębną relację z bankiem — nie jako osoba fizyczna, lecz przedsiębiorca. Banki często dają firmom prowadzącym u nich rachunek specjalne warunki linii kredytowych lub kart kredytowych oraz bonusy i oferty specjalne.

Statystyki i kluczowe informacje o kontach firmowych

Dokumenty i informacje, które przygotujesz przed wnioskiem

Do otwarcia konta firmowego potrzebny jest ważny dowód tożsamości. Banki proszą też o dane z dokumentów rejestrowych firmy, np. z wpisu do CEIDG. Wniosek online ma dodatkową warstwę techniczną. W ING najpierw przygotowuje się dowód osobisty, przepisuje dane z dokumentu i robi jego zdjęcie.

Zakres informacji do rejestracji działalności w CEIDG podaje PKO BP: data rozpoczęcia działalności; nazwa firmy (musi zawierać imię i nazwisko); adres firmy; numer telefonu i adres e-mail; rodzaj działalności i kod PKD. Do tego forma opodatkowania i księgowości; właściwy urząd skarbowy; informacja o ubezpieczeniu w ZUS, KRUS lub za granicą; liczba pracowników.

NIP i REGON nadaje się w wyniku rejestracji, nie przygotowuje ich z góry. Bank przekazuje potwierdzenie ich nadania e-mailem lub SMS-em już po zarejestrowaniu firmy. Ustal wcześniej formę opodatkowania, właściwy urząd skarbowy i dane kontaktowe. Te informacje trafiają do wniosku o wpis i do wniosku o konto.

Rejestracja w CEIDG a moment otwarcia konta

Konta firmowego nie założysz przed zarejestrowaniem działalności w CEIDG. To ograniczenie formalne. W formularzu CEIDG-1 podaje się numer rachunku, więc na start wpisuje się numer konta osobistego, a po otwarciu rachunku firmowego dane się aktualizuje (infakt oraz mBank).

Niektóre banki skracają tę ścieżkę i łączą rejestrację firmy z otwarciem konta w jednym wniosku. PKO BP pozwala za jednym razem zarejestrować działalność w CEIDG i założyć konto firmowe, a wniosek o firmę bank sam przekazuje do CEIDG. Rachunek firmowy udostępnia jednak dopiero po zarejestrowaniu firmy i nadaniu NIP i REGON.

Wybór banku i kanału: online, aplikacja czy oddział?

mBank umożliwia otwarcie konta firmowego online, w placówce lub przez infolinię. Ma w ofercie rachunki dla jednoosobowych działalności, spółek z o.o., spółek cywilnych i jawnych, stowarzyszeń oraz fundacji. Wśród nich są m.in. mBiznes Start (0 zł za otwarcie i prowadzenie przez 12 miesięcy), mBiznes Komfort i mBiznes Standard.

W PKO BP wniosek o konto i firmę składa się w aplikacji IKO lub serwisie iPKO. PKO Konto Firmowe Premium jest dostępne wyłącznie w oddziale. W trakcie składania wniosku można zamówić rozmowę z konsultantem. Osoba, która nie jest jeszcze klientem banku, musi najpierw założyć i aktywować konto osobiste online, a dopiero potem złożyć wniosek o zarejestrowanie firmy i konto firmowe.

ING prowadzi proces przez aplikację mobilną — po przygotowaniu dowodu i zrobieniu zdjęcia pobiera się aplikację i wypełnia wniosek o konto. Konto Direct dla Firmy w promocji „Konto za 0 zł” mogą otworzyć osoby prowadzące jednoosobową działalność, które nie mają jeszcze konta firmowego w ING.

Wypełnienie wniosku i podpisanie umowy

Schemat dla klienta PKO BP obejmuje trzy kroki: wypełnienie wniosku o konto i firmę (aplikacja IKO lub iPKO), potwierdzenie dokumentu i podpisanie umowy o konto oraz oczekiwanie na potwierdzenie otwarcia firmy i konta. Wniosek o firmę bank wysyła do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Dla osoby, która nie jest jeszcze klientem banku, kolejność jest inna. Najpierw zakłada i aktywuje konto osobiste online. Następnie składa wniosek o zarejestrowanie firmy i konto firmowe w iPKO lub aplikacji IKO. Na końcu czeka na potwierdzenie.

W ING wniosek wypełnia się w aplikacji. Najpierw przepisuje się dane z dowodu i robi jego zdjęcie — to część tego samego procesu.

Po rejestracji firmy: potwierdzenie i dostęp do konta

Po zarejestrowaniu firmy bank wysyła potwierdzenie nadania NIP i REGON e-mailem lub SMS-em. Udostępnia też konto firmowe — tak jest w PKO BP.

Po otwarciu rachunku sprawdź dostęp do bankowości elektronicznej, kartę oraz limity przelewów. ING pozwala ustawić dowolną kwotę limitu na określony czas albo na stałe, a także samodzielnie włączać i wyłączać przelewy walutowe i ekspresowe, czyli przelewy wrażliwe.

Osobno zweryfikuj warunki promocji, od których zależy 0 zł za prowadzenie konta lub kartę. W ING karta jest bez opłat, jeśli w miesiącu zapłacisz nią co najmniej 300 zł.

Po dwóch latach konto w ING pozostaje bez opłat. Warunek aktywności to aktywna zgoda na marketing elektroniczny oraz opłacanie ZUS/US lub wpływ min. 2 tys. zł miesięcznie.

W PKO BP konto firmowe jest bez opłat za prowadzenie przez 6 miesięcy. Po 24 miesiącach pozostaje bezpłatne, jeśli wpłynie na nie min. 2 tys. zł w każdym miesiącu kalendarzowym. Te same warunki dotyczą dodatkowych kont w PLN i innych walutach.

Porównanie warunków kont firmowych w wybranych bankach

Zgłoszenie rachunku i pierwsze ustawienia w bankowości

Otwarcie konta nie kończy formalności. Nowy rachunek trzeba zgłosić. Zgodnie z opracowaniem mBanku zgłoszenia dokonuje się w urzędzie skarbowym oraz w CEIDG (w przypadku spółki odrębnie). To dopełnia wszystkie obowiązki informacyjne.

Jeśli w formularzu CEIDG-1 podano wcześniej numer konta osobistego, trzeba pamiętać o aktualizacji. Po otwarciu rachunku firmowego zaktualizuj te dane.

Banki dołączają do kont firmowych usługi, które mogą zastąpić osobne narzędzia. PKO BP oferuje debet na koncie firmowym, terminal płatniczy oraz e-Księgowość z wystawianiem faktur bez limitu za 0 zł.

ING integruje konto z KSeF. Faktury KSeF trafiają do bankowości i opłaca się je „na klik”.

Faktury można wystawiać i wysyłać bezpośrednio do KSeF z programu do fakturowania zintegrowanego z bankowością. Działa to bez dodatkowych opłat i niezależnie od tego, gdzie i jak prowadzona jest księgowość.