Przelewy masowe i import płatności: jak przygotować plik do banku

Od czego zależy format pliku do banku

Format pliku zależy przede wszystkim od banku i typu przelewu: ELIXIR, SORBNET, SEPA lub SWIFT. Ten sam zestaw zobowiązań wymaga innego pliku, gdy płatność idzie w złotych w systemie krajowym, a innego w euro lub dolarach.

Dochodzi kanał bankowości elektronicznej. mBank publikuje odrębne struktury dla mBank CompanyNet, SWIFTNET Korpo oraz MultiCash/EBICS; w przypadku SWIFTNET Korpo wymienia m.in. opis pliku zleceń pain.001.001.09 oraz opis pliku statusu pain.002.001.10.

Przed generowaniem paczki potwierdź w banku aktualną specyfikację techniczną formatu oraz harmonogram wycofywania dotychczas obsługiwanych formatów. Bank może udostępnić przykładowe pliki wymiany danych i walidatory do sprawdzania poprawności.

Stary szablon to ryzyko. Część banków komunikuje już wycofywanie dotychczasowych formatów przelewów i zastępowanie ich standardem ISO 20022 w wersji XML; okres przejściowy, w którym działają oba formaty, jest ograniczony.

Jak powstaje paczka przelewów masowych

Paczkę przelewów masowych buduje się na podstawie procesu zdefiniowanego w systemie finansowo-księgowym, najczęściej obiegu faktur kosztowych. Zestaw zobowiązań zamienia się w zbiorczy plik z wieloma przelewami, który trafia do banku zamiast pojedynczych zleceń.

Na tym etapie pracuje się na pojedynczych pozycjach: można dodawać i usuwać przelewy z paczki oraz przeglądać paczki w podziale na spółki i ich konta bankowe.

Komasacja pozwala grupować przelewy do tego samego odbiorcy o tej samej planowanej dacie przelewu albo tylko po odbiorcy, gdy daty są różne. Liczba pozycji w pliku spada i płatność do jednego kontrahenta nie jest rozbijana na kilka zleceń.

System powinien obsłużyć płatność częściową i odroczoną. Przed wygenerowaniem paczki sprawdź stan płatności w odniesieniu do faktury — to pozwala uniknąć zapłaty za dokument już uregulowany oraz pominięcia pozycji.

Przelewy krajowe obejmują przelewy zwykłe i Split Payment. Trzeba rozstrzygnąć, czy dana pozycja trafia do zwykłej paczki, czy wymaga mechanizmu podzielonej płatności.

Formaty importu i eksportu danych między firmą a bankiem

Import przelewów zwykłych obsługiwany jest w formatach XML, Eliksir, Liniowy, Telekonto i Videotel. Przelewy podatkowe przyjmuje się w XML, Eliksirze i formacie Liniowym.

Przelewy walutowe SEPA obsługuje ISO2022, a szablony — XML, Liniowy i Telekonto.

Statusy przelewów eksportuje się jako XML, Liniowy lub CSV. Wyciągi i historię operacji można pobrać m.in. w CSV, Liniowym, MT940, MT940/MultiCash, MT940 WIRT i XML, a analitykę płatności masowych także jako MT942 oraz MT942 zbiorczy.

XML, Eliksir, Videotel, Telekonto, MT940 i MT940/MultiCash mają stałą, określoną strukturę. Format Liniowy zależy natomiast od struktury zaimportowanej z pliku SCHEMA.INI, więc ten sam zestaw danych w innym banku może wyglądać inaczej.

Jeden z banków zapowiada, że od czerwca 2026 roku dostępne będą wyłącznie formaty wskazane w jego dokumentacji. To kolejny powód, by sprawdzić wykaz formatów przed przygotowaniem pliku.

Dla porównania mBank opisuje osobne struktury m.in. dla pain.001.001.09, pain.002.001.10, camt.053.001.08, camt.052.001.08, MT 101 oraz MT940 i MT942. Każda z nich dotyczy innego celu: zleceń, statusów albo wyciągów.

ISO 20022 w praktyce: co zmienia się w plikach przelewów

ISO 20022 to międzynarodowy standard wymiany komunikatów finansowych, który określa strukturę zapisu danych. Sam przelew wygląda jak dotychczas — nadal wskazujesz odbiorcę, numer rachunku i kwotę — zmienia się natomiast sposób zapisu i przekazywania informacji między systemami.

W plikach przelewów kluczowe są dwa komunikaty. pain.001 to plik zleceń, w mBanku stosowany m.in. w CompanyNet, SWIFTNET Korpo i MultiCash, a pain.002 to komunikat statusu przetwarzania zlecenia.

Migracja obejmuje kolejne systemy. ISO 20022 wdrożono w Polsce m.in. w SORBNET3.

Standard ma stać się obowiązujący dla przelewów SEPA, SWIFT i SORBNET w listopadzie 2026 roku. Przelewy realizowane przez NBP mają być obsługiwane w nowym formacie od 16.11.2026 roku, a migracja ELIXIR planowana jest na pierwszą połowę 2027 roku.

Wycofywanie dotychczasowych formatów zapowiedziały m.in. ING i PKO Bank Polski.

Prace nad formatami ISO 20022 prowadzone są dla mBanku i NBP, a następnie dla BNP Paribas, Citi Handlowy, Erste i ING. Dla formatów eBGŻ Firma, CitiDirect i Citibank Online zmianom podlega także format TXT.

Terminy są różne dla banków i rodzajów płatności, dlatego trudno przyjąć jedną datę dla całego procesu. Czerwiec 2027 roku wskazywany jest jako kluczowy termin wejścia nowych standardów zgodnych z ISO 20022, zgodnie z harmonogramami migracji SWIFT i banków.

Kluczowe terminy migracji na standard ISO 20022 w Polsce

Dane kontrahenta i przelewu: co musi być kompletne

Wraz z ISO 20022 rośnie znaczenie kompletności i struktury danych kontrahenta. Adres trzeba rozdzielić na ulicę, numer, kod pocztowy i miejscowość, a nie wpisywać jako jeden ciąg tekstowy.

Od 1 stycznia 2027 roku w płatnościach trzeba przekazywać numer KSeF faktury albo zbiorczy identyfikator KSeF. Wymóg dotyczy płatności za faktury ustrukturyzowane między czynnymi podatnikami VAT oraz płatności w mechanizmie podzielonej płatności i wynika z art. 108g ustawy o VAT.

W firmach, które automatycznie generują paczki przelewów, dane kontrahentów są częścią procesu płatniczego. Bank udostępnia raport sprawdzenia występowania rachunku kontrahenta w wykazie podatników VAT, co pozwala zweryfikować numer rachunku przed wysłaniem pliku.

Do pliku trafiają też kwota i tytuł przelewu. Niekompletne lub źle rozdzielone dane utrudniają automatyczne przetwarzanie zlecenia po stronie banku, dlatego kartotekę kontrahentów warto przejrzeć przed pierwszym importem w nowym formacie.

Wymóg KSeF w płatnościach od 1 stycznia 2027

Walidacja pliku przed wysłaniem do banku

Plik sprawdza się przed importem, a nie dopiero po utworzeniu paczki po stronie banku. Podstawą jest zgodność ze specyfikacją techniczną banku dla danego formatu i typu przelewu.

W plikach XML niedozwolone są znaki „&” oraz „<”. Jeśli wystąpią, plik zostanie uznany za niepoprawny przy imporcie; w ich miejsce stosuje się zamienniki & oraz <.

Do weryfikacji służą walidatory oraz przykładowe pliki wymiany danych otrzymane od banku. Warto poprosić bank o oba elementy razem z aktualną specyfikacją formatu.

Testy, statusy i obsługa błędów po imporcie

Zmianę formatu domyka się testami z bankiem. Plik próbny pozwala sprawdzić, czy bank przyjmuje go bez błędów, zanim paczka zostanie uruchomiona produkcyjnie.

Po imporcie równie ważne jak plik zleceń są pliki zwrotne i raporty. mBank udostępnia m.in. raport listy zleceń przetworzonych oraz raport statusów transakcji odrzuconych dla Przelewu masowego i Przelewu masowego Plus, a także plik zwrotny polecenia zapłaty masowego.

Statusy przelewów pobiera się w formatach XML, Liniowy lub CSV, a wyciągi m.in. jako MT940 albo camt.053. Na ich podstawie poprawia się odrzucone pozycje i importuje paczkę ponownie.

Checklista przygotowania pliku do banku

Potwierdź w banku harmonogram wycofywania dotychczasowych formatów oraz aktualną specyfikację formatu dla każdego typu przelewu, którego używasz.

Poproś bank o przykładowe pliki wymiany danych i walidatory do sprawdzania poprawności plików.

Dostosuj system finansowo-księgowy do generowania i importu nowego formatu, z uwzględnieniem testów z bankiem.

Uporządkuj dane kontrahentów: rozdzielone ulicę, numer, kod pocztowy i miejscowość oraz poprawny numer rachunku.

Zapewnij przekazywanie numeru KSeF lub zbiorczego identyfikatora KSeF przy płatnościach objętych wymogiem od 1 stycznia 2027 roku.

Wygeneruj paczkę: dodaj lub usuń pojedyncze przelewy, skomasuj je według kontrahenta i daty, obsłuż płatności częściowe, odroczone oraz Split Payment.

Zwaliduj plik pod kątem zgodności ze specyfikacją, poprawności składni XML i escapowania znaków „&” oraz „<”.

Przetestuj import z bankiem przed uruchomieniem produkcyjnym.

Monitoruj statusy, pliki zwrotne i wyciągi; koryguj odrzucone przelewy i importuj je ponownie.