Oszustwa na faktury i zmianę numeru konta: jak chronić firmę

Na czym polega oszustwo na faktury i podmianę numeru konta

Oszustwo na podmianę rachunku polega na podszywaniu się pod firmę i wprowadzeniu jej kontrahenta w błąd co do zmiany dotychczasowego numeru rachunku bankowego. Jeśli przelew pójdzie na wskazany „nowy” numer, pieniądze trafią do oszustów, a prawdziwy kontrahent nie dostanie zapłaty. Mechanizm tak opisuje Policja. Schemat działa w dwóch sytuacjach: przy nawiązywaniu współpracy i przy kontrahencie znanym od dawna.

Druga wersja to puste faktury — fałszywe dokumenty księgowe wykorzystywane do wyłudzenia zapłaty. Przy podmianie rachunku oszust podszywa się pod firmę i kieruje kontrahenta na numer konta, na który trafiają pieniądze oszustów (Netia; Policja).

Ryzyko wynika z tego, że dokument lub wiadomość mogą wyglądać jak zwykły element obiegu płatności. Sama znajomość nazwy kontrahenta ani poprawna szata graficzna faktury nie wystarczają do potwierdzenia zlecenia. Kontrola rachunku i podstawy transakcji powinna poprzedzać płatność.

W przykładzie opisanym przez Netię linie lotnicze przelały złodziejom 700 tysięcy dolarów, z czego później odzyskano 200 tysięcy. Oszustwa nie wykryto na czas. Przypadek pokazuje, że po zleceniu przelewu odzyskanie pieniędzy może być tylko częściowe.

Netia opisuje też przypadek cyberprzestępcy, który podszył się pod czeskiego dostawcę i wysłał sfałszowaną wiadomość e-mail o zmianie numeru konta. Taki komunikat może wyglądać wiarygodnie, dlatego przed płatnością trzeba potwierdzić zmianę niezależnym kanałem, a nie odpowiadać na podejrzany e-mail.

Sygnały ostrzegawcze: kiedy wiadomość lub faktura powinny wzbudzić niepokój

Wiadomość o zmianie rachunku może mieć szatę graficzną identyczną z dokumentacją kontrahenta. Z tego powodu jej wygląd nie wystarcza do potwierdzenia autentyczności (Policja).

Adres nadawcy może być łudząco podobny — różni go drobny szczegół, np. dodatkowa kropka. Po przelewie okazuje się, że kontrahent nie dostał pieniędzy, nie zrealizuje zamówienia i nie zmieniał numeru rachunku (Policja).

Warto zwrócić uwagę na rozbieżność między fakturą a rzeczywistą relacją handlową: nieuzgodnioną usługę lub dostawę, nieznanego kontrahenta albo kwotę niezgodną z zamówieniem. Przy wiadomości o zmianie rachunku sprawdź nadawcę i potwierdź informację niezależnie. Pojedyncza nieścisłość nie przesądza o oszustwie, ale powinna wstrzymać płatność do wyjaśnienia.

Jak zweryfikować kontrahenta i numer rachunku przed przelewem

Podstawowa zasada: numer rachunku sprawdza się przed każdym zleceniem przelewu. W praktyce trzeba porównać go z numerem z wcześniejszych faktur kontrahenta albo skontaktować się z wystawcą — taką kolejność rekomenduje Policja.

Informacji o zmianie konta nie przyjmuje się z e-maila. Weryfikacja musi odbyć się bezpośrednio u dostawcy lub kontrahenta, kanałem niezależnym od wiadomości, która zapowiada zmianę — np. pod wcześniej używanym numerem telefonu, a nie pod danymi kontaktowymi z podejrzanej korespondencji. Poleganie na adresie zwrotnym z maila o zmianie rachunku prowadzi wprost do oszusta.

Dobra dotychczasowa współpraca nie daje gwarancji bezpieczeństwa. Policja wskazuje wprost, że długie działanie firmy na rynku i dobrze układająca się współpraca mogą uśpić czujność, a bez należytych środków ostrożności można stracić pieniądze. Dlatego u stałych kontrahentów numer konta weryfikuje się przy każdej zmianie danych płatniczych, nie tylko przy pierwszej płatności.

Przed przelewem warto zestawić numer rachunku z wcześniejszymi fakturami lub potwierdzić go u wystawcy. Gdy wiadomość o zmianie konta budzi wątpliwości, płatność trzeba zatrzymać do wyjaśnienia. Potwierdzenie transakcji u kontrahenta — poza korespondencją, która wywołała podejrzenie — pozwala uniknąć straty.

Przed przelewem porównaj numer rachunku z wcześniejszą fakturą, zadzwoń do wystawcy pod znany numer, nie potwierdzaj zmiany w odpowiedzi na podejrzany e-mail i wstrzymaj płatność do wyjaśnienia. Fakturę scamową otrzymaną w KSeF zgłoś w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wybierając „Zgłoszenie nadużycia” (Ministerstwo Finansów).

Fałszywa faktura w KSeF: pomyłka czy próba oszustwa?

W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) faktury trafiają do nabywcy automatycznie, m.in. na podstawie numeru NIP. Przedsiębiorca nie może odrzucić faktury, zanim zostanie przypisana do jego konta. Dokument wystawiony omyłkowo i dokument będący próbą nadużycia pojawiają się w systemie tak samo jak faktura za rzeczywistą usługę lub towar.

Przy dużej liczbie dokumentów łatwo przeoczyć taką pozycję i zapłacić za transakcję, która nie miała miejsca. KSeF ma stać się powszechnym narzędziem wystawiania i przyjmowania faktur ustrukturyzowanych w 2026 roku.

Kluczowe kryterium rozróżnienia to intencja. Faktura wystawiona błędnie, np. z niepoprawnym numerem NIP, to pomyłka formalna: sprzedawca powinien poprawić ją fakturą korygującą do zera, a potem wystawić nowy, poprawny dokument.

Faktura scamowa różni się od pomyłki formalnej tym, że jest wystawiana świadomie — by wyłudzić dane lub pieniądze albo nakłonić odbiorcę do płatności na rachunek oszusta (bank.pl).

Sama obecność faktury w KSeF nie wywołuje automatycznie skutków podatkowych. Pojawiają się dopiero, gdy dokument zostanie ujęty w księgach i rozliczeniach. Moment weryfikacji wyznacza więc księgowanie, a nie pojawienie się dokumentu w systemie — to okno czasowe na sprawdzenie transakcji przed płatnością.

Dlatego w KSeF procedura powinna wskazywać, kto sprawdza dokument przed księgowaniem i jak dokumentuje wyjaśnienia, gdy transakcja budzi wątpliwości. Weryfikacja przed przelewem i przed księgowaniem ogranicza ryzyko zapłaty za fakturę, która nigdy nie powinna trafić do firmy.

Dane dotyczące oszustw w KSeF i ich skutków

Co zrobić, gdy faktura budzi wątpliwości, i gdzie ją zgłosić

Gdy faktura budzi wątpliwości, pierwszym krokiem jest wstrzymanie płatności do wyjaśnienia i weryfikacja dokumentu u wystawcy. Potwierdzenie transakcji u kontrahenta — nie w korespondencji, która wywołała podejrzenie — pozwala bezpiecznie zapłacić albo zakwestionować dokument.

Fakturę scamową w KSeF zgłasza się w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, a nie przez Formularz zgłoszeniowy KSeF. Po zalogowaniu należy przejść do zakładki Faktury i Lista faktur, wybrać dokument i wejść w jego szczegóły, a następnie użyć opcji „Zgłoszenie nadużycia”. Trzeba wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie, potwierdzić oświadczenie i zatwierdzić zgłoszenie przyciskiem „Zgłoś” (Ministerstwo Finansów).

Nie rozstrzygaj o autentyczności faktury na podstawie pojedynczego elementu dokumentu. Zestaw jej treść z zamówieniem, wykonaniem usługi lub dostawy i ustaleniami z kontrahentem, a zmianę rachunku potwierdź niezależnym kanałem. Jeśli podejrzenie dotyczy faktury w KSeF, zgłoś nadużycie w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (Ministerstwo Finansów).

W razie pytań lub wątpliwości dotyczących zgłaszania faktur scamowych działa całodobowa infolinia KAS pod numerem 22 330 03 30 (Ministerstwo Finansów).

Profilaktyka w firmie: procedury, które ograniczają ryzyko

Procedura powinna być stała i zapisana, a nie uznaniowa. Zasady weryfikacji kontrahenta i rachunku opisane wyżej trzeba włączyć do obiegu dokumentów i płatności tak, by żaden pracownik nie mógł ich pominąć pod presją czasu.

Role trzeba rozdzielić: osoba przygotowująca przelew nie powinna sama zatwierdzać zmiany danych płatniczych. Gdy weryfikację u kontrahenta prowadzi druga osoba lub odbywa się ona innym kanałem niż korespondencja zapowiadająca zmianę, skuteczne podszycie się i manipulacja są znacznie trudniejsze.

Zespół trzeba przeszkolić w rozpoznawaniu sygnałów ostrzegawczych — tych samych, które opisano wyżej — i w zasadach wewnętrznego zgłaszania podejrzanych wiadomości. Podejrzane sytuacje powinny trafiać do wyznaczonej osoby; osoba działająca w pośpiechu najłatwiej ulega manipulacji, zwłaszcza gdy wiadomość wygląda identycznie jak cała dotychczasowa korespondencja z kontrahentem.

Przy KSeF procedura powinna wskazywać osobę odpowiedzialną za weryfikację dokumentów oraz sposób dokumentowania wyjaśnień, gdy transakcja budzi wątpliwości. Weryfikacja przed przelewem i przed księgowaniem ogranicza ryzyko zapłaty za fakturę, która nigdy nie powinna trafić do firmy.

Stała procedura powinna obejmować sprawdzenie numeru rachunku przed każdym przelewem, zatrzymanie płatności przy wątpliwościach oraz zgłoszenie faktury scamowej z KSeF w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Takie połączenie weryfikacji i zgłoszenia ogranicza ryzyko zapłaty za dokument budzący podejrzenia.

Przed przelewem porównaj numer rachunku z wcześniejszymi dokumentami, potwierdź go u wystawcy kanałem innym niż e-mail o zmianie konta i sprawdź adres nadawcy. Przy wątpliwościach wstrzymaj płatność; fakturę scamową otrzymaną w KSeF zgłoś w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, wybierając „Zgłoszenie nadużycia” i podając powód oraz uzasadnienie (Ministerstwo Finansów).